Facilitair Management omvat grotendeels het effectief managen van samenwerkingen via contractering en aanbesteding. Een aanbesteding is het startpunt van een samenwerking. Daarom is het belangrijk om goed na te denken voordat je begint! Met de huidige ontwikkelingen rondom duurzaamheid is het vanzelfsprekend duurzaamheid vanaf de aanbesteding mee te nemen in de vraag aan de markt en potentiële samenwerkingspartners. Het vinden van de juiste partner is een belangrijke voorwaarde om de ambities en doelstellingen van jouw organisatie te bereiken. Maar welke elementen zijn belangrijk als het gaat om aanbesteden op duurzaamheid?
Met onze deelnemers van het werkatelier Duurzame FM keten (vanuit zowel de vraag- als de aanbodkant), hebben wij tien kritieke succesfactoren benoemd voor het succesvol inrichten van een tender of aanbesteding.
10 succesfactoren om duurzaam aan te besteden
- Ontwikkel een duurzame visie: zonder duidelijke visie en doelstellingen kan een inschrijver niet goed inspelen op (en een meerwaarde bieden aan) dit thema. In een eerder artikel gingen we hier al op in.
- Leer je potentiële partners kennen: laat een gesprek over duurzaamheid onderdeel zijn van een marktconsultatie en ken meer punten toe aan duurzame inschrijvingen. De culturele klik op het thema helpt om het kaf van het koren te scheiden en de juiste partner te vinden voor jouw vraagstuk.
- Maak het meetbaar: denk goed na over hoe duurzaamheid concreet en meetbaar gemaakt kan worden. Dat geeft objectief inzicht aan opdrachtgever en leverancier over de voortgang en resultaat.
- Investeer concreet in duurzaamheid: het echt investeren in duurzaamheid kost veel tijd en vaak ook (veel) geld. Hier moeten de partijen zich bewust van zijn en samen de randvoorwaarden voor scheppen. Denk hierbij naast de basisaanbieding aan een “duurzaamheidsbudget” of een x-percentage van het omzetbedrag dat bedoeld is voor duurzaamheid.
- Eis ketensamenwerking: door ketensamenwerking te organiseren en op te nemen in duurzaamheidsbeleid en in contracten, kan er meer worden bereikt. Aanbestedende partijen zijn eindverantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van ketensamenwerking op duurzaamheid, ook door het op te nemen in contracten.
- Borg voldoende tijd in je contract: duurzaamheid vraagt investering, perspectief, leertijd en goede samenwerking en daarom contracten van een langere looptijd. Gun bij een duurzame prestatie optiejaren of extra budget.
- Kies een flexibele contractvorm: wordt er ingezet op Product as a Service (bruikleen), of komt het product in eigen beheer? Bouw flexibiliteit in om mee te kunnen gaan met veranderende behoeften.
- Zorg voor integrale facilitaire aanbestedingen: waar mogelijk zou de afloop en/of startdatum van contracten gelijk moeten lopen met andere (facilitaire) contracten. Hierdoor kun je samen starten (in de keten) met gezamenlijke doelen.
- Zet duurzaamheid structureel op de agenda: door duurzaamheid prominent in de overlegstructuren op alle niveaus op de agenda te plaatsen krijgt dit meer aandacht. De evaluatiecyclus moet zo zijn ingericht dat er wordt stilgestaan bij hoe duurzaamheid verder gebracht kan worden en ook waar ketensamenwerkingen nuttig zouden kunnen zijn.
- Laat duurzaamheid zwaar meewegen: Laat duurzaamheid zwaarder meewegen in de beoordelingscriteria bij een aanbesteding. Nu is duurzaamheid vaak een klein onderdeel van het kwalitatieve deel. Ook is er beperkte schrijfruimte voor dergelijke onderwerpen en daardoor te weinig ruimte voor onderbouwing en concreetheid.
Als je deze 10 adviezen overneemt in jouw aanbestedingstraject, geef je alle ruimte aan jouw samenwerkingspartners om duurzame initiatieven tot wasdom te laten komen. Zo maak jij als facilitair professional impact!
Auteur: Vanya Boon, regisseur werkatelier Duurzame FM-keten van Next Level FM
Co-auteurs: deelnemers van het werkatelier Duurzame FM-keten van Next Level FM