Introductie van het werkatelier

Tijdens de kick-off van het werkatelier, in februari ‘22, werd duidelijk dat het onderwerp Relationeel Contracteren voor veel van de deelnemende organisaties vernieuwend maar ook zeer nuttig is voor veel opgaven binnen het facilitaire werkveld. Deelnemende organisaties weten nu dat er een alternatief is voor hun traditionele manier van aanbesteden en contracteren. Dit voor het eerst toepassen zal een worsteling -en systeemverandering zijn waarbij vanuit een multidisciplinair team de aanbestedingsdocumenten en het contract met de nodige intensiteit moeten worden vormgegeven en geïmplementeerd. We hebben ook vastgesteld dat dit alleen kan als we van tevoren besluitvorming en top-down ondersteuning hebben georganiseerd, door vanuit een gebalanceerd afwegingskader te komen tot een bewuste keuze.

Met dit in gedachte, formuleerden wij de volgende kernvraag voor ons werkatelier:

Hoe zorgen we ervoor dat aanbesteden –en contracteren wordt ingezet om volwaardige verhoudingen binnen samenwerkingen te creëren?

Zodanig dat:

• Bij aanbestedingen, waar partnerschap de bewuste keuze is, er overeenstemming is tussen de vraag (leidraad), de aanbesteding (vorm & inhoud) en de overeenkomst;

• De samenwerkingsbeginselen in samenhang met juridische beginselen worden ontworpen om volwaardigheid mogelijk te maken;

• Samenwerking, samenwerken en samenhang afdelingoverstijgend (aanbestedende dienst, JZ, Financiën, Inkoop etc.) bekend, erkend en geduid is;

• Partners een omgeving creëren waarin het continu ontwikkelen van de samenwerking centraal staat;

• Contractmanagement een gedeeld en gezamenlijk ontworpen en ingericht kernproces is;

• Een contract niet statisch maar dynamisch is.

Wat is het doel?

Ons doel is praktisch toepasbare kennis en waardevolle inzichten met het vakgebied te delen door te doen. Door middel van sociale innovatie voeren we experimenten uit die leiden tot zichtbare en meetbare resultaten. Door met een veranderverhaal te beginnen om relationeel contracteren te duiden, een afwegingskader te ontwikkelen en een gezamenlijk modulair relationeel contract te ontwikkelen, willen we dit alternatief bredere bekendheid geven en hiermee met FM eenvoorloper te zijn in het ontwikkelen van volwaardige, duurzame verhoudingen.

De ambitie die we daar als facilitair professionals bij hebben:

• Als professionals zijn we ambassadeur van het gedachtegoed, weten wie binnen onze organisatie en in de keten ‘mee’ moeten krijgen;
• We gaan het systeem beïnvloeden, van hoger management, (inkoop)beleid, JZ, aanbestedende dienst, exploitatie en aansluiting tot resultaat;
• We brengen opdrachtgevers en –nemers in verbinding op dit onderwerp;
• We elimineren de ‘lastigheid’ en belemmeringen.